Automatisierter PDF-Rechnungsversand mit Shopify und Pathway Solutions

Tools: Shopify · Pathway Solutions · Gmail · Google Sheets · Make

Ziel: Automatischer Versand von PDF-Rechnungen bei neuen Bestellungen in Shopify

Kosten: kostenlos

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Ausgangssituation: Rechnungslinks sorgen für Zahlungsrückstand und manuellem Aufwand

Der Rechnungsversand des Kunden war bereits über Pathway Solutions automatisiert – allerdings mit einem entscheidenden Nachteil: Kund:innen erhielten lediglich einen Link zur Rechnung per E-Mail. Gerade im B2B-Umfeld wurde dieser Link häufig übersehen. Noch problematischer: Für die Weiterleitung an die eigene Buchhaltungssoftware musste die Rechnung erst manuell geöffnet, als PDF heruntergeladen und erneut verschickt werden.

• Übersehene Rechnungen

• Umständliche Weiterleitung an Buchhaltungstools

• Verzögerte Zahlungen

• Zusätzlicher Aufwand durch manuelles Nachfassen

Lösung: Automatischer Versand der Rechnung als PDF

Um den Prozess zu optimieren, wurde der bestehende Prozess um einen Schritt erweitert. Die Lösung ruft automatisch die bereits generierte Rechnung ab und versendet sie als PDF-Anhang per E-Mail – je nach Herkunftsland des Kunden auf Deutsch oder Englisch.

Funktion

• Bestellprüfung: Die Automation erkennt automatisch neue, unbezahlte Bestellungen in Shopify.

• Rechnungsabruf via Pathway: Die vorhandene Rechnung wird über Pathway gezogen und als PDF heruntergeladen.

• Versand per E-Mail: Die PDF-Rechnung wird automatisch versendet – auf Deutsch oder Englisch, je nach Herkunft des Bestellers.

• Transparente Dokumentation: Alle Aktionen werden lückenlos in Google Sheets protokolliert.

Vorteile

• Rechnung direkt als PDF im Posteingang – kein versteckter Link

• Schnellerer Zahlungsfluss durch klarere Kommunikation 

• Kein manuelles Nachfassen mehr notwendig 

• Einfache Weiterleitung an Buchhaltungssoftware

• Verbesserte Liquidität durch schnellere Zahlung

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