Automatisierte Eventvorbereitung mit Shopify, Airtable und Make

Tools: Airtable · Shopify · Make

Ziel: Tagesaktuelle Teilnehmerübersicht, die per Link einsehbar ist

Kosten: < 30,00€ / Monat

---

Ausgangssituation: Manuelles Pflegen einer Teilnehmerübersicht für Veranstaltungen raubt Zeit

Die Automation wurde für einen Veranstalter entwickelt, der Events organisiert, bei der die Teilnehmenden in verschiedenen Restaurants Probierportionen erhalten, um so neue Restaurant in der eigenen Stadt kennenzulernen. Für die teilnehmenden Gastronomen ist für die optimale Vorbereitung eine zentrale Übersicht entscheidend – für die rechtzeitige Planung von Speisen, Personal oder Logistik. Bisher mussten diese Übersichten jedoch manuell gepflegt und vor dem jeweiligen Event manuell versendet werden.

• Hoher Zeitaufwand bei wachsender Event-Anzahl

• Fehleranfälligkeit bei der Datenpflege

• Keine Echtzeit-Transparenz für teilnehmende Partner

Lösung: Automatisch aktualisierte Eventübersicht mit Shopify-Integration

Mit einem automatisierten Workflow über Shopify, Airtable und Make wird die Veranstaltungsübersicht jetzt in Echtzeit aktualisiert. Sobald eine neue Bestellung eingeht oder ein Event erstellt wird, passt sich die Übersicht automatisch an – ohne manuelle Eingriffe.

Funktion

• Event-Erstellung: Neue Veranstaltungen, die in Shopify erstellt werden, werden automatisch an Airtable übermittelt. Dort werden sie nach Städten gefiltert und strukturiert aufbereitet. Jeder teilnehmende Gastronom erhält nur Zugriff auf die Übersicht der eigenen Stadt.

• Zuordnung von Bestellungen: Sobald eine Bestellung für ein Event eingeht, wird sie automatisch dem richtigen Event in Airtable zugewiesen.

• Stornierungs-Handling: Auch Stornierungen werden erkannt und entsprechend in der Airtable-Übersicht angepasst – zuverlässig und ohne manuelle Nachbearbeitung.

  
  

Vorteile

• Kein manuelles Abgleichen von Events und Bestellungen mehr nötig

• Gastronomen sehen immer den aktuellen Stand der Veranstaltungen in ihrer Stadt

• Automatische Erfassung von Stornierungen – ohne Zeitverlust

• Reduzierter Koordinationsaufwand zwischen Veranstaltern und Partnern

Kostenloses Erstgespräch

Bereit, deine Prozesse endlich zu automatisieren? → Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch

Interessante Links

Make: Du möchtest Make erst einmal selbst testen und entdecken, was alles möglich ist? → Sichere dir jetzt deinen kostenlosen Probemonat

Airtable: Nutze Airtable als perfekte Basis für deine automatisierten Workflows (Affiliate Link)